Las nóminas y seguros sociales acercan a la empresa a la realidad de sus trabajadores a través de la cuantificación de los devengos y del coste real de cada persona trabajadora para la empresa. Podríamos considerarlas entonces como el reflejo más preciso de las circunstancias laborales y personales del recurso más preciado en una empresa, su capital humano.
Por lo tanto, antes de hacer uso de cualquier herramienta o aplicación informática, es necesario establecer un sistema que nos ayude a recabar toda aquella información relevante en la materia.
¿Qué necesitas saber?
Una vez delimitadas (a veces por ley y otras veces por convenio) aquellas circunstancias que pueden afectar a las cuantías de la nómina y los seguros sociales, debemos establecer una red de información, que cumpliendo con toda la normativa de protección de datos, nos permita ser lo más exactos posible en la realización de los siguientes documentos: días trabajados, jornada laboral, dietas, kilometraje u otros complementos salariales, tanto los cotizables como los que puedan resultar exentos.
A continuación, podemos analizarlos con más detalle:
Días trabajados
Parece muy obvio, pero ¿cómo controlamos los días que trabajan nuestros trabajadores? Para ello es obligatorio establecer un sistema de control horario en nuestra empresa, si bien la normativa no establece de forma concreta cómo lo debemos realizar, aunque sí objetivo y fiable.
Las grandes empresas, obviamente, han adaptado sus instalaciones con detectores de huella y otros gadgets de utilidad más o menos cuestionable. La idoneidad de un sistema u otro la establecerá, mientras la norma no diga lo contrario, el tamaño de la empresa. Esto es debido a que para una empresa pequeña poner determinados sistemas informatizados de control de horarios supondría un esfuerzo económico sin apenas retorno.
También será necesario, una vez publicado el calendario laboral de la empresa tal y como establece la ley, establecer un modelo de comunicación de permisos, vacaciones, etc…
Para ello podemos utilizar cualquier software de generación de formularios.
Jornada laboral
Las horas que trabajamos para nuestra empresa, normalmente están establecidas en el convenio laboral junto con los límites que fija el Estatuto de los Trabajadores.
Estas se deben tener en cuenta, porque cualquier hora adicional que nuestros trabajadores realicen, se considerarán como horas extras que pueden ser pagadas o compensadas por otros días de descanso retribuido.
En el caso de que se paguen siempre, es importante tener en cuenta la limitación establecida por ley, pues ningún trabajador puede realizar más de 80 horas año de horas extras. También en este caso un software o sistema de control horario sería de utilidad.
Otros complementos salariales
Estos compensan al trabajador por gastos en los que incurre al realizar su trabajo. Estos pluses, aunque se suman a la totalidad de devengos, es importante que tenerlos en cuenta puesto que, de no superar una determinada cuantía, no forman parte de la base de cotización ni sufren retención por IRPF por considerarse importes exentos.
Complementos salariales cotizables
Son todos aquellos que no compensan ningún gasto y que, por tanto, forman parte de la base de cotización y sufren retención de IRPF.
Una vez delimitados todos esos conceptos, recordar que la nómina tiene una estructura establecida por ley. La utilización de un software o simplemente una plantilla estándar dependerá, como en el caso del control horario antes referido, del tamaño de la empresa.
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